Jak si zřídit datovou schránku a na co si dát pozor?

Praha - Povinnost mít aktivovánu datovou schránku mají  od 1. listopadu 2009 všechny orgány veřejné moci a právnické osoby zřízené zákonem nebo zapsané v obchodním rejstříku. Pro ostatní právnické osoby, běžné občany nebo živnostníky datová schránka povinná není, ale mají-li zájem, mohou si ji zřídit. Proto je dobré vědět, co takové pořízení datové schránky obnáší. Kromě řady výhod nás totiž může i mnohým překvapit. Věděli jste například, že zaslané dokumenty z datové schránky po 90 dnech od přijetí nenávratně zmizí?

Datová schránka je elektronické úložiště, pomocí kterého lze posílat a přijímat úřední dokumenty v elektronické podobě namísto klasického způsobu doručování v listinné podobě. Dokument dodaný datovou schránkou má tudíž stejnou váhu jako doporučená zásilka s dodejkou, a to i do vlastních rukou. Jinými slovy, kdo má datovou schránku, komunikuje již s úřady téměř vždy prostřednictvím datové schránky.

Pokud se člověk rozhodne zřídit si datovou schránku, musí vyplnit žádost, opatřit ji úředně ověřeným podpisem a zaslat na adresu ministerstva vnitra. Pokud má žadatel elektronický podpis, může ji vyplnit a zaslat také elektronicky. Případně lze požádat o zřízení rovněž na kontaktních místech CzechPOINT, k tomu žadateli postačí občanský průkaz. Formulář žádosti spolu s dalšími informacemi naleznete na internetových stránkách datových schránek.

Datová schránka bude zřízena bezplatně do 3 pracovních dnů od podání žádosti. Ministerstvo vnitra poté zašle žadateli do vlastních rukou přístupové údaje k datové schránce. Datovou schránku pak žadatel zpřístupní prvním přihlášením, nebo je zpřístupněna automaticky patnáctým dnem po dni doručení těchto údajů.

Doručování prostřednictvím datové schránky

Orgány veřejné moci mají povinnost se všemi, kdo mají datovou schránku zřízenu, komunikovat pokud možno prostřednictvím datové schránky. Výjimkou jsou dokumenty, jejichž povaha neumožňuje zaslání v elektronické podobě (např. různé přílohy). Ostatní subjekty, mají pouze možnost posílat úřadům dokumenty prostřednictvím datové schránky. Systém datových schránek umožňuje jednoduše zjistit, zda osoba datovou schránku má či nemá. Kromě orgánů veřejné moci nemusí běžný uživatel datové schránky opatřovat dokumenty elektronickým podpisem, pokud se nejedná o dokument, který vyžaduje ověřený podpis.

Dokument, který je zaslán a dodán do datové schránky, je doručen ve chvíli, kdy se její majitel do datové schránky přihlásí, což má stejné účinky jako doručení do vlastních rukou. Nepřihlásí-li se do datové schránky do 10 dnů od dodání dokumentu, považuje se dokument za doručený tímto desátým dnem. V některých případech však může být toto náhradní doručení ze zákona vyloučeno.

Přístupem do datové schránky, a tudíž i „vybíráním pošty“, je možné pověřit jinou osobu a zároveň stanovit rozsah jejího pověření. Ministerstvo vnitra pak této osobě zašle vlastní přístupové údaje. K dokumentům určeným do vlastních rukou má tato osoba přístup jen pokud tak majitel schránky stanoví v pověření.

Výhody a nevýhody schránek

K hlavním výhodami datových schránek patří především rychlost doručení, úspora času stráveného čekáním na poště, přístupnost z jakéhokoli místa prostřednictvím internetu, možnost jednoduše pověřit vybíráním a odesíláním pošty jinou osobu.

Výhodou pro úřady je, že když zasílají ostatním subjektům dokumenty do datových schránek, mají jistotu, že se adresát nemůže vyhnout jejich doručení. U klasického doručování v listinné podobě se někdy stávalo, že se dopisy vracely s poznámkou „na uvedené adrese se nenachází“, což často znamenalo nedoručitelnost písemnosti.

Pro běžné uživatele datových schránek z toho však plyne nutnost pravidelného „vybírání“ datové schránky, aby předešli zmíněné desetidenní fikci doručení, aniž by se s obsahem datové zprávy seznámili. Datová schránka tedy není vhodná pro ty, kterým příliš mnoho úřední korespondence nechodí, nebo nemají často přístup k internetu. Je zde ale také možnost nechat si zasílat upozornění na dodání zprávy do datové schránky prostřednictvím e-mailu (zdarma) nebo sms (zpoplatněno). Jedná se přitom pouze o upozorňování na zprávu nikoli o přeposílání jejího obsahu.

Pozor! Dokumenty ze stránky po 90 dnech zmizí

Hlavní nevýhodou datové schránky je fakt, že obsah datových zpráv je v ní uložen jen po dobu 90 dnů od doručení a poté je smazán. Jeho uchování si každý zajišťuje na vlastní zodpovědnost. Není však tak jednoduché uchovat důležité dokumenty (rozsudky, rozhodnutí) ve formě, která nebude pouhou jejich kopií. Vytisknutí dokumentů totiž nestačí. Pro převod elektronických dokumentů do listinné podoby a naopak je totiž nutná tzv. autorizovaná konverze dokumentu. Tuto službu zajišťují všechna veřejná kontaktní místa CzechPOINT, která dokument převedou tak, že výstup má hodnotu úředně ověřené kopie dokumentu. Za jednu převedenou stranu dokumentu však uživatel zaplatí 30 korun. Takže vytištění třeba dvacetistránkového rozhodnutí nebude zrovna levná záležitost.

Další výhodou a zároveň i nevýhodou datových schránek je, že jimi lze komunikovat jen s úřady. To znamená, že např. podnikatelé si mezi sebou nemohou prostřednictvím datové schránky zasílat smlouvy, upomínky, nebo cokoli jiného. Na druhou stranu toto omezení zabraňuje zasílání reklam a spamů, či zavirování schránky.

žádost o zřízení datové schránky
žádost o zřízení datové schránky
Více fotek
  • žádost o zřízení datové schránky autor: ČT24, zdroj: ČT24 http://img2.ct24.cz/cache/140x78/article/13/1218/121709.jpg
  • Přihlašovací formulář datové schránky autor: ČT24, zdroj: ČT24 http://img2.ct24.cz/cache/140x78/article/13/1244/124387.jpg
  • Ilustrační foto autor: ČT24, zdroj: ČT24 http://img2.ct24.cz/cache/140x78/article/11/1060/105963.jpg