Naučte se time managementu, budete vše opět stíhat

Praha – Některé průzkumy ukazují, že až čtyřicet procent lidí se domnívá, že má nedostatek času a ve své práci nestíhá. Většina z nás má tento pocit velice často. Nejde přitom jenom o práci, ale i o volný čas. Problém už je tak akutní, že existuje obor, který se zabývá jeho řešením. Jde o time management neboli řízení času. V dnešní době sice existuje tolik příležitostí, že se v podstatě stíhat normálně nedá, time management však učí lidi i to, jak si vybírat.

Systém mnoha papírků v dnešní době nestačí

Píšete si to, co je třeba udělat na spoustu malých papírků? Škrtáte to, co už jste udělali a zbytek přepisujete na další papírky? Potom už time management v podstatě praktikujete. Jde o jeho první a druhou generaci. Dnes už jde ale o nedostačující typ plánování. Pokud tedy chcete svůj čas řídit lépe, je třeba přistoupit ke generaci třetí. V té si každý musí kromě úkolů volit ještě priority, tedy na kolik je konkrétní úkol v konkrétním čase důležitý. Velice účelné je si také připomínat, proč konkrétní věc dělám a jestli mi stojí za čas, který do ní investuji.

Čas totiž neustále dělíme mezi tři základní hodnoty: jde o naši práci, nás samotné – tedy o náš osobní rozvoj, zájmy a v neposlední řadě rodinu, a to jak úzkou, tak širokou. Time management je tedy o tom, jak správně investovat čas do těchto tří oblastí. S takovým schématem potom počítá čtvrtá a nejdokonalejší generace time managementu, která bere v úvahu člověka jako celek, který má své omezené zásoby energie, zdrojů a času.

Podle mnoha odborníků je v praxi důležité, aby si každý uvědomil, jaké má špatné návyky při práci s časem, tedy kdo nebo co je největším žroutem jeho času a takové žrouty si zakázat. Zásadní je například nenechat se při práci vyrušovat nebo dokázat asertivně někoho odmítnout. Vstřícné lidi totiž v současnosti ostatní velice rychle zahltí prací. Stejně nebezpečné je být příliš pečlivý. To je zase na čas nepřiměřeně nákladné.

Jak začít s time managementem?

Paterovo pravidlo

Lze jej uplatnit v mnoha odvětvích lidské činnosti. Jde o to, že 80 procent důsledků pramení z 20 procent příčin. V praxi potom bývá snahou odhalit ono malé spektrum příčin, které tak významně ovlivňuje celkový výsledek.

Příkladem může být to, že osmdesát procent podstatných informací se dozvíme z pouhých dvaceti procent e-mailů.

Dobrým začátkem je například nahradit systém papírků jedním velkým diářem a tam si psát úkoly na druhý den. Zahrnout do nich je třeba i volný čas a podřídit tomuto plánu celý den. Při dnešních možnostech připojení k internetu je také nutné třídit poštu a odpovídat jen na zprávy, které mají pro nás opravdovou důležitost. Další zásadou může být i to, že číst rozsáhlejší text by člověk měl jen tehdy, když je to opravdu nezbytně nutné. Před zahájením čtení by se potom podle odborníků měl uvést do maximální psychické pohody například tak, že si představí vše pozitivní, co nastane po přečtení textu.

Kalendář
Kalendář
Více fotek
  • Kalendář autor: ČT24, zdroj: ČT24 http://img2.ct24.cz/cache/140x78/article/13/1205/120481.jpg
  • Práce v kanceláři autor: ČT24, zdroj: ČT24 http://img2.ct24.cz/cache/140x78/article/12/1101/110071.jpg