Zbavte se e-mailu, ušetří vám to až 4 hodiny denně

Praha - Život bez e-mailu. Pro někoho iluze pro jiného realita. A to i ve velké nadnárodní firmě. Luis Suarez přestal coby zaměstnanec IBM posílat e-maily před šesti lety. A teď říká - funguje to a v práci mi to vůbec nebrání. V průměru prý tráví korporátní zaměstnanec na mailu v přepočtu na pracovní dny až 3,5 měsíce. Jenže jak se e-mailu v práci úplně zbavit? Začněte tak, že nebudete na e-mailovou poštu odpovídat e-mailem, ale jinak, třeba přes sociální sítě, radí Suarez. Řekl to v rozhovoru pro Ekonomiku ČT24, ptal se ho Roman Gazdík.

Luis Suarez: E-mail není sám o sobě špatná věc, ale nepoužíváme ho správně. Používáme ho příliš, jsme vystaveni příliš mnoha informacím, které nepotřebujeme. Zbavil jsem se ho, protože jsem chtěl být v práci produktivnější. Byl jsem v kontaktu s mnoha mladými lidmi a v komunikaci s nimi jsem e-mail vůbec nepotřeboval - používali skype, messaging, blogy.  Uvědomil jsem si, že nastupující generace změní, jak budeme v budoucnu pracovat. Pracoval jsem tehdy jako propagátor sociálních sítí a lidé, se kterými jsem přicházel do styku, si hledali výmluvy, proč je nepoužívat - že nemají čas, že mají mítinky a pak musí ještě trávit čas e-maily. A já jim odpověděl - co kdybych vám ušetřil 3 až 4 hodiny denně, které byste mohli věnovat něčemu jinému. 

Roman Gazdík: Já netrávím čtyři hodiny denně na e-mailu. 

Luis Suarez: Možná vy ne, ale další lidé ano. Je tu studie Mackenzie z roku 2011, podle které obvykle korporátní zaměstnanec tráví na e-mailu 680 hodin ročně, to je 3,5 měsíce, počítáno na pracovní dny. A kontrolujeme je i na dovolených, takže další měsíc. 

Roman Gazdík: Jaké byly výsledky, když jste přestal e-mail používat? 

Luis Suarez: V roce 2008 jsem dostával 30 až 40 e-mailů denně, pak se to v roce 2011 snížilo na 16 e-mailů týdně, potom jsem změnil projekt a šlo to trochu nahoru a dostával jsem okolo 35 týdně. Když jsem před několika měsíci opustil IBM a začal pracovat jako nezávislý konzultant, je to tak jeden e-mail denně. Veškerou ostatní komunikaci jsem přesunul jinam. 

Roman Gazdík: Místo jedné komunikační metody jich ale musíte používat víc. Nebere vám to naopak víc času? 

Luis Suarez: Je to samozřejmě komplikované v tom, že nahradíte jednu pomůcku - tedy e-mail - vícero věcmi. Jakmile si na to ale váš mozek zvykne, stanete se produktivnějším. Pořídil jsem si takovou počítačovou aplikaci a rok jsem měřil čas strávený na sociálních sítích. A vyšlo mi 35 dní, oproti víc než 80 předtím s e-mailem. Jen dvě až tři hodiny týdně jsem trávil promazáváním e-mailové schránky. Není to tak, že bych stejnou konverzaci vedl jinde - přesunul jsem to z místa, kam jsem měl přístup jen já, na místo, kam mají přístup všichni, a odstranil tak redundance. 

Roman Gazdík: Jaké jsou tedy podle vás kroky, které by měl udělat ten, kdo chce používání e-mailu omezit? 

Luis Suarez: Můj první tip je - neodpovídejte přes e-mail, odpovídejte jinak. Protože čím víc budete na e-maily odpovídat, tím víc vám je lidé budou posílat. Ten řetězec je třeba prolomit. Když jim budete odpovídat třeba přes Twitter, začnou to dělat i oni. 

Roman Gazdík: Dobře, omezit odpovědi, co dál? 

Luis Suarez: Uvědomit si, jakým způsobem přesně pracuju. Zjistěte, na co všechno e-mail používáte. Hlavně se ptáte, nebo odpovídáte? Sdílíte dokumenty? Odkazy? Obrázky? Informace o projektu? O organizaci, kde pracujete? A pak je podle toho začněte řadit do skupin. Vezměte si tužku a papír a udělejte tři sloupce - do levého napište způsoby, jakým e-mail používáte, do středního, jakým sociálním komunikátorem byste to případně nahradili. A do toho napravo, čím by vám prospělo, kdybyste v tomhle e-mail nahradili. A pak zkuste jednu nebo dvě funkce týdně e-mailu odejmout. Za pět týdnů snížíte množství e-mailů, které dostáváte, na 20 procent. 

Roman Gazdík: Na co je tedy dobrý email a na co sociální média? 

Luis Suarez: Občas mi někdo přisuzuje, že chci skoncovat s e-mailem. Není to pravda, chci jen, aby si lidé uvědomili jeho skutečnou funkci. Podle mě jsou tři - zaprvé univerzální identifikátor, když si bookuju let, hotel, jdu na novou sociální síť, něco si kupuju, tak se vás vždy ptají na e-mailovou adresu, která se stane vaší identitou. Další věcí je plánování schůzek a podobně. A za třetí - osobní rozhovor s jednou osobou, kde nechcete, aby se to dozvěděl někdo jiný.